Cómo leer un pliego de un hospital en 15 minutos

Un pliego de un hospital puede tener 15 páginas o 120. La mayoría de las veces, lo que decide si usted se presenta o no está en menos de diez: los requisitos excluyentes, la garantía, los renglones, las muestras, las fechas y la forma de pago. El resto (las condiciones generales, las definiciones, las cláusulas que se repiten en todos los pliegos del mismo organismo) se lee una vez y después se reconoce.

En esta nota le proponemos un orden de lectura para decidir en 15 minutos si un llamado es para usted y qué necesita para presentarse. Al final hay una plantilla de una página para completar con cada pliego.

Los tres documentos: PBCG, PBCP y especificaciones técnicas

Casi todos los llamados tienen tres piezas:

• Pliego de Bases y Condiciones Generales (PBCG). Las reglas comunes a todas las compras del régimen. En Nación es el Pliego Único aprobado por la Disposición ONC 63/2016. En la Provincia de Buenos Aires hay un pliego general del régimen de la Ley 13.981. No cambia de un llamado a otro: léalo una vez con atención y después vuelva a él solo para consultas.
• Pliego de Bases y Condiciones Particulares (PBCP). Las reglas de este llamado: plazos, porcentajes de garantía, documentación, criterios de evaluación, lugar y forma de entrega, forma de pago. Es el que manda cuando difiere del general.
• Especificaciones técnicas (PET o ETP). La descripción de lo que se compra, renglón por renglón: características, presentación, normas que tiene que cumplir, cantidades.

A esto se suman las circulares, que aclaran o modifican el pliego después de publicado, y los anexos con los formularios (planilla de cotización, declaraciones juradas, modelos de nota).

El orden de lectura

1. Carátula: tipo de procedimiento, organismo y fechas (2 minutos)

Anote el número de proceso, el organismo, el tipo de procedimiento (licitación pública, privada, contratación menor, abreviado, compulsa) y las fechas clave: límite de consultas, visita o entrega de muestras si las hay, y apertura. Cuente los días hábiles reales que tiene. Si es un procedimiento abreviado con apertura pasado mañana, la decisión es otra. Para saber qué implica cada procedimiento, vea procedimientos y montos en PBA y Nación.

2. Requisitos excluyentes (3 minutos)

Busque en el PBCP y en las especificaciones las palabras "excluyente", "bajo pena de desestimación", "indefectiblemente", "será causal de rechazo". Haga una lista. Suelen ser:

• Inscripción en el registro de proveedores en un estado determinado.
• Habilitaciones sanitarias y registros de producto vigentes.
• Antecedentes mínimos (contratos similares, facturación).
• Muestras o visita obligatoria.
• Certificaciones de calidad.
• Carta del titular del registro o del fabricante.

Si hay un excluyente que usted no puede cumplir antes de la apertura, la lectura termina aquí. En Nación, varias de estas causales no se pueden corregir después: vea el artículo 66 del Decreto 1030.

3. Garantía (1 minuto)

Porcentaje, base de cálculo, forma admitida, beneficiario y si exige certificación. Calcule el monto aproximado. Vea la guía de la garantía y la de la póliza de caución.

4. Renglones (4 minutos)

Recorra la planilla de renglones y marque los que puede cotizar. Para cada uno, compare la especificación con su producto: medida, material, presentación, esterilidad, norma, unidad de medida. "Similar" no es "igual": si la especificación pide una característica que su producto no tiene, no lo cotice o haga la consulta.

Mire también:

• Si se adjudica por renglón, por grupo o por total. Si es por total, tiene que cotizar todo.
• Si se admiten ofertas alternativas.
• Si hay cantidades mínimas por renglón o si puede cotizar parcialmente.

5. Muestras y visita (1 minuto)

Si el pliego pide muestras, anote qué, cuántas, dónde y hasta cuándo. No presentar muestras en plazo es causal no subsanable en Nación. Si hay visita obligatoria, anote fecha, lugar y quién tiene que ir.

6. Entrega, pago y ajuste de precios (3 minutos)

Esto define si el negocio le sirve, no si puede presentarse:

• Plazo y lugar de entrega. ¿Entrega única o parcial? ¿En el hospital o en un depósito central? ¿Con turno?
• Vencimiento mínimo del producto a la entrega, si aplica.
• Forma y plazo de pago. En Nación, el plazo general es de 30 días corridos desde la presentación de la factura, salvo que el pliego diga otra cosa. Considere también las demoras reales del organismo.
• Mantenimiento de oferta. 60 días en Nación y 30 en la Provincia, con renovación automática. Su precio tiene que sostenerse todo ese tiempo.
• Redeterminación o ajuste de precios, si el pliego lo prevé. Si no lo prevé, su precio es fijo.
• Penalidades por mora: en Nación, la multa general es del 0,05% de lo entregado fuera de término por cada día hábil.

7. Documentación (1 minuto)

Recorra la lista de documentos que pide el PBCP y compárela con su legajo. Marque lo que le falta y lo que vence antes de la apertura. Vea el checklist del legajo del proveedor.

Las palabras que tienen que encenderle una alarma

Circulares: por qué hay que volver a mirar

Las circulares aclaratorias responden consultas; las modificatorias cambian el pliego (cantidades, fechas, requisitos). Ambas obligan a todos los oferentes, aunque usted haya descargado el pliego antes de que se publicaran.

En Nación, las aclaratorias se publican hasta 2 días antes de la apertura y las modificatorias o de prórroga hasta 1 día antes. Eso significa que el pliego que leyó hace una semana puede no ser el que rige el día de la apertura. Revise las circulares dos veces: cuando decide presentarse y el día anterior a confirmar la oferta.

Plantilla de lectura de una página

Complete esta plantilla con cada pliego. Puede descargarla en CSV para usarla en una planilla.

Si prefiere no hacerlo a mano, Renglo realiza esta misma lectura sobre cada pliego y le devuelve los excluyentes, la garantía y los renglones que coinciden con su lista de precios, con la página del pliego citada. Usted revisa y decide.

Fuentes

• Decreto 1030/2016, texto actualizado (arts. 49, 50, 54, 66, 91 y 102).
• Decreto 59/2019 de la Provincia de Buenos Aires.

Esta nota es informativa y no reemplaza la lectura completa del pliego ni el consejo de un profesional.

Siga leyendo

• Las causales que lo descalifican sin vuelta: el artículo 66 del Decreto 1030
  Qué errores no se pueden subsanar en una licitación nacional, cuáles sí, y una revisión de 10 minutos para realizar antes de cargar la oferta.
• El legajo del proveedor del Estado: checklist de documentos y vencimientos
  La lista completa de documentos de una oferta (habilitación, personería, impositivos, salud), cada cuánto vence cada uno y una plantilla para armar su legajo.
• Glosario de licitaciones públicas
• Cómo Renglo le marca los renglones que son suyos